Datenschutzkonzept der inline Logistik GmbH
1. Vormerkungen
Die inline Logistik GmbH, Spaldingstraße 210, 20097 Hamburg (Geschäftsanschrift) ist auf Transporte von Bühnen- und Showequipment der Veranstaltungs- und Eventbranche spezialisiert. Die im Rahmen der Erbringung der Transportdienstleistungen zur Verfügung gestellten Kundeninformationen sind zur Erfüllung eines Vertrages erforderlich. Gemäß Artikel 6 DSGVO ist diese Datenverarbeitung rechtmäßig. Der Kundenstamm besteht überwiegend aus Unternehmen: Die Daten anderer Unternehmen sind durch die DSGVO nicht betroffen. Doch gilt für uns der Grundsatz: Wo Daten gespeichert und gesendet werden, muss ein hohes Maß an Datenschutz und Datensicherheit gewährleistet sein. Dies gilt für Daten von Kunden, Interessenten und Geschäftspartnern genauso wie für Mitarbeiter.
Unsere Führungskräfte und Mitarbeiter sind zur Wahrung der Vertraulichkeit und zur Beachtung des Datenschutzes verpflichtet.
2. Regelungen der Verantwortlichen im Datenschutz
Der Datenschutz als auch die Sicherheit informationstechnischer Systeme stellen elementare und unternehmensbezogen umzusetzende Erfordernisse an den täglichen Geschäftsbetrieb. Hierfür ist der Geschäftsführer Michael Reiher verantwortlich.
2.1. Datenschutzbeauftragter
Es besteht keine Pflicht, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen, da
- die Kerntätigkeit der inline Logistik GmbH mit umfangreicher und systematische Überwachung von Personen nicht zu tun hat und
- die Kerntätigkeit der inline Logistik GmbH mit umfangreicher Verarbeitung besonders sensibler Daten nicht zu tun hat.
Die vorgenannten Kriterien sind für eine Verpflichtung zur Bestellung des Datenschutzbeauftragten nach Artikel 37 DSGVO nicht erfüllt.
Eine Bestellung nach § 38 BDSG ist auch nicht erforderlich, da
- in der Regel weniger als zehn Personen ständig mit der Datenverarbeitung beschäftigt sind und
- die Daten geschäftsmäßig zum Zwecke der Übermittlung und Marktforschung nicht verarbeitet werden und
- Verarbeitungen nicht vorgenommen werden, die einer Datenschutz-Folgeabschätzung gemäß Art. 35 DSGVO vorliegen.
3. Umfang und Verwendung personenbezogener Daten / Datenkategorien
Der Umfang und die Verwendung personenbezogener Daten ergeben sich aus den gesetzlichen Regelungen (DSGVO) sowie sonstigen landes- und bundesrechtlichen Datenschutzvorschriften.
Die personenbezogene Datenverarbeitung darf nur im Rahmen der in Artikel 5 DSGVO festgelegten Grundsätzen erfolgen:
- Rechtsmäßigkeit: Die Verarbeitung von Daten ist grundsätzlich verboten, es sei denn sie ist gemäß Artikel 6 und 9 DSGVO erlaubt. Das ist der Fall, wenn
a. eine freiwillige, schriftliche Einwilligung vorliegt;
b. die Verarbeitung im Rahmen der Erfüllung eines Vertrages erforderlich ist;
c. die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist;
d. lebenswichtige Interessen vorliegen;
e. ein öffentliches Interesse vorliegt;
f. die Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen des Verantwortlichen erforderlich ist.
- Treu und Glauben: Verhältnismäßigkeit, legitimer Zweck, mildestes Mittel, Interessenabwägung
- Transparenz: Daten müssen für die betroffene Person in nachvollziehbarer Weise verarbeitet werden (Informationen, Benachrichtigung und Auskunftsanspruch).
- Zweckbindung: Daten dürfen nur für festgelegte, eindeutige und rechtmäßige Zwecke verwendet werden.
- Datenminimierung: angemessen, sachlich relevant, auf das notwendige Maß beschränkt
- Richtigkeit: sachlich richtig und auf dem neuesten Stand
- Speicherbegrenzung: Speicherung nur, solange für den verfolgten Zweck erforderlich
- Integrität und Vertraulichkeit: Verpflichtung für einen angemessenen Schutz der Daten vor Verlust und Missbrauch.
3.1. Rechtsgrundlage der Verarbeitung
Jedwede Verarbeitung von Kunden- und Geschäftspartnerdaten als Mittel für die Erfüllung eigener Geschäftszwecke ist zulässig:
- wenn es für die Begründung, Durchführung oder Beendigung eines rechtsgeschäftlichen oder rechtsgeschäftsähnlichen Schuldverhältnisses mit dem Betroffenen erforderlich ist;
- soweit es zur Wahrung berechtigter Interessen der verantwortlichen Stelle erforderlich ist und kein Grund zu der Annahme besteht, dass das schutzwürdige Interesse des Betroffenen an dem Ausschuss der Verarbeitung oder Nutzung überwiegt, oder
- wenn die Daten allgemein zugänglich sind oder die verantwortliche Stelle sie veröffentlichen dürfte, es sei denn, dass das schutzwürdige Interesse des Betroffenen an dem Ausschluss der Verarbeitung oder Nutzung gegenüber dem berechtigten Interesse der verantwortlichen Stelle offensichtlich überwiegt. Bei der Erhebung personenbezogenen Daten sind die Zwecke, für die die Daten verarbeitet oder genutzt werden sollen, konkret festzulegen.
Die Verarbeitung von personenbezogenen Beschäftigungsdaten ist gemäß § 26 BDSG zulässig, wenn dies zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses oder für dessen Durchführung oder Beendigung erforderlich ist. Zur Aufdeckung von Straftaten dürfen personenbezogene Daten von Beschäftigten nur dann verarbeitet werden, wenn zu dokumentierende tatsächliche Anhaltspunkte den Verdacht begründen, dass die betroffene Person im Beschäftigungsverhältnis eine Straftat begangen hat, die Verarbeitung zur Aufdeckung erforderlich ist und das schutzwürdige Interesse der oder des Beschäftigten an dem Ausschluss der Verarbeitung nicht überwiegt, insbesondere Art und Ausmaß im Hinblick auf den Anlass nicht unverhältnismäßig sind.
Sind Speicherung, Nutzung und Verarbeitung personenbezogener Daten nicht aufgrund einer gesetzlichen Grundlage gestattet oder geboten, ist dies nur bei schriftliche Einwilligung des Betroffenen zulässig.
Die Einwilligungserklärung muss dabei grundsätzlich eindeutig als solche erkennbar sein und muss neben dem Hinweis auf den jeweiligen Verwendungszweck auch die Rechte des Betroffenen auf Löschung, Auskunft und Widerspruch aufführen.
3.2. Zweckbindung und Berücksichtigung besondere personenbezogener Daten
Personenbezogene Daten werden ausschließlich zu den vorgenannten Zwecken verarbeitet.